He tenido muchas empresas en mi vida y he conocido muchas más, en ellas me he dado cuenta de la importancia de algunas cosas, y de por qué hay empresas que son un éxito, que incluso logran hacer hasta franquicias y otras que fracasan terriblemente.
No hay magia en esto, lo que hay es un trabajo muy puntual de estrategia, de planeación y de un apego absoluto a todo ese trabajo.
Seguramente te ha tocado conocer empresas en las que el dueño además de ser el Director General, también es el Director de Operaciones, el gerente, el de calidad e incluso el jefe de vendedores, un todólogo. El resultado que se obtiene con eso es que ninguno de los trabajos está bien hecho, porque no hay claridad de cuáles son las actividades de cada puesto, ni tampoco de los límites de su responsabilidad.
Cuando hacemos una adecuada planeación de las estructuras y procesos de una empresa, estamos convirtiéndola en institucional. Este es el secreto de las empresas exitosas, ser absolutamente institucional.
La institucionalidad consiste en tener a detalle pormenorizado todos los procesos, actividades, puestos, beneficios, estructuras de una empresa, y seguirlos. Todo esto se registra en manuales, desde las actividades de cada una de las personas en la empresa, hasta los límites de su responsabilidad, para que si algo falla, sepamos en qué parte del proceso sucedió y cuáles son las circunstancias por las que falló, y en su caso, ¿quién fue el responsable?
Para hacer que una empresa sea institucional debemos tener al menos lo siguiente:
- Organigrama con responsabilidades y funciones. Aquí debes decir en qué consiste la estructura organizacional de la empresa, así como cuáles son las actividades y responsabilidades de cada persona.
- Procesos. Un proceso es una cadena de actividades repetitivas que nos permite conseguir algún resultado medible, debemos estandarizar nuestros procesos y además describirlos con detalle.
- Parámetros de medición. La única manera que tenemos de evaluar nuestros resultados de forma objetiva es midiéndolos, para eso necesitamos generar mecanismos que nos permitan hacerlo.
Si bien hacer que la empresa sea institucional puede implicar mucho trabajo, sobre todo al principio, la realidad es que una vez que está en manuales y definido, las actividades se vuelven mucho más sencillas, por ejemplo, las mediciones nos pueden llevar a identificar errores, pero también a mejorar nuestros propios procesos, lo que a la larga se verá reflejado en el éxito de la empresa.
Te pongo un ejemplo muy simple, las empresas de franquicias, además de la marca, lo que te venden son procesos estandarizados, que ellos supervisan que implementes adecuadamente.
Por eso es que si estás buscando que tu empresa pueda crecer, lo primero que necesitas es hacerla completamente institucional, de tal manera que todo funcione contigo y sin ti, lo que incluso te ayudará a lograr un mejor precio, si en algún momento pretendes venderla.
En mi libro Peor que tú, mejor que todos, hay un capítulo completo que hablo de este tema. ¿Tú empresa es institucional o sigues dirigiendo caseramente?
